Menurut prinsip hukum perdata, setiap pihak yang memegang barang milik orang lain—termasuk dokumen pribadi—mempunyai kewajiban menjaga dan mengembalikan barang tersebut dalam kondisi baik.
Kelalaian menjaga barang titipan dapat digugat berdasarkan Pasal 1365 KUHPerdata tentang Perbuatan Melawan Hukum. Jika terbukti lalai, perusahaan bisa dituntut untuk mengganti kerugian materiil maupun immateriil.
Tak hanya soal perdata. Jika ijazah hilang dan kemudian disalahgunakan—misalnya dipakai orang lain untuk melamar kerja atau memalsukan data—maka kasus ini dapat merembet ke ranah pidana.
Penggunaan ijazah milik orang lain tanpa hak melanggar Pasal 263 KUHP tentang Pemalsuan Surat, yang ancaman hukumannya bisa mencapai enam tahun penjara.
Kasus serupa pernah mencuat di Jawa Barat, ketika seorang pekerja cleaning service tak bisa menarik ijazah SMA-nya dari perusahaan lama.
Saat hendak mengurus kerja di tempat baru, perusahaan itu mengaku ijazahnya “tak ditemukan.” Belakangan, muncul dugaan bahwa ijazah tersebut digunakan oknum tak dikenal untuk melamar pekerjaan lain.
Polisi pun turun tangan, namun proses hukum panjang dan bukti lemah membuat kasus ini mengambang. Si pekerja dirugikan seumur hidup: kehilangan bukti pendidikan formal tanpa bisa mengurus penggantinya dengan mudah.Dalam hukum ketenagakerjaan, pekerja berhak menuntut ganti rugi atas kerusakan atau kehilangan ijazah yang diakibatkan kelalaian perusahaan.
Putusan-putusan pengadilan hubungan industrial menunjukkan kecenderungan hakim berpihak pada pekerja dalam sengketa semacam ini.
Sebab, menahan atau lalai menjaga dokumen pribadi pekerja bertentangan dengan azas perlindungan tenaga kerja.
